專案No2. 簡報準備

零.有實力不代表你行-時間內能表現出來才是 King
世界上只有父母朋友瞭解你,而面對陌生人,大家是站在同一個起跑點上.當你將標書送出後,或許你運氣不錯能有簡報的機會,想想你現在有10到20分鐘的時間,你會如何的表現你自己?不是所有的評審都會如同你師長般的對你那麼了解,你必須要在最短的時間內,掌握評審的喜好,並且充分的表現自己,才會有得到案子的機會,朋友,加油吧!

一.投影片-兩面刃的小抄
對於投影片的使用一直存在有兩派不同的說法:

• 內容字要少,只列大綱
• 內容字要清楚,把所有文字列出

如果你對自己有信心,建議你可以採用前者的做法,讓全場的是現以你為焦點,也就是所有的觀眾將只專注於聽你的簡報,而不會去看投影片內容.如果你是屬於明星式的簡報者,你可以用這種.而,如果你面對的是一群態度比較高傲,或者是人數較多的場合,或許你可以考慮讓投影片上字多一些,因為那會是你的機會與補救,讓無法被你吸引的人,也能得到你的完整內容訊息.

你必須先針對簡報的時間,計算出合理的投影片張數,老實說,如果你是在學校簡報,那簡報內容的確是關鍵,可是有別於學校簡報,這一次,你可以耍猴戲,用額外的加分題或獲取高分,你可以選擇安排所有時間都用投影片,但是試想你是坐在那裡看投影片的人,你是怎樣一個心情呢?這跟你專程去向你的教授做簡報可不同,這一次,你是有選擇權的,我建議你配合展示與說明,用30秒一張的速度進行,會有較好的效果.

雖然說個人風格有所不同,但是一些共通的技巧是可以參考的:

• 盡量用圖片來取代文字,且賞心悅目的視覺絕對是必要的
• 同一頁的條列不宜過多,且字體不宜過小
• 若有進度或先後時,應配以圖示說明目前所處的位置
• 項目有起承轉合固然重要,但是能夠隨心所欲省略環節的綱要才能更具彈性(別以為你預先算好的時間跟進度就是絕對,時間的可多可少都會視現場情況而有異動的)
• 必要的地方應事先設好連結,更方便展示與簡報的互相切換

提醒大家很重要的三件事:

• 當對方忽然說因為時間調動而要減少時間,你必須能立刻做出正確的取捨
• 當評審願意多聽你講幾分鐘時,你會不會後悔自己沒有多準備一些令人感興趣的題材
• 不要被投影片綁死你的時間規劃並搶走你的光芒,只有你才是簡報的主角,所有的內容呈現應該是由你當下的意志而決定,你可以決定所要講的東西,並決定你要多少目光的注視,而不是你被投影片牽著走,直到你講完了它

二.展示品-成敗的重要關鍵
記得大一國文課時老師曾教我們一種簡報技巧,那就是道具的使用,如果換成網站簡報的概念來看,應該就是指展示品.多媒體跟一般簡報的不同,乃在於它的呈現能是那樣的生動,你當然也可以用文字來呈現你所要表現的內容,但是那都不會比你用實際範例來表現的好.

時間是如此的少,而需求的內容又如此的多,每家公司都會因為預算或資源的不同,而對於展示品做出適當的取捨,一個最重要的重點,請先作"表面能加分的東西".我想,一般的評審多半都是視覺性生物,一張美美的圖,一段精彩的動畫,這些評審都能感受到;然而,一種高深的技術,或迅速產生的回應,通常換到的只是噓聲跟不削的眼神,我不是要大家去質疑評審的專業在哪裡,而是要再次的強調一件事-你必須掌握得高分的關鍵.

通常最理想的狀況,莫過於最整個網站做一個概括性的說明後,也能看到一整條動線的完整呈現,你可以用一個假展示,去呈現動線上每個關鍵點的內容,那可以是頁面,功能,圖片,動畫,或是其他物件,你必須考慮自己的成本,並決定所謂最有價值的展示點,針對評審的特色,並配合適當的展示,會是一把讓你走上成功的金鑰匙.

別忘了,展示的製作物必須再三的確認當中是否有任何錯誤,且要確認在不同環境下所呈現的效果,好比不同的瀏覽器環境與解析度下所呈現的情況,最好可以在簡報的筆電上確實的測試一次,且盡量的單純化,以避免各種的不相容發生,千萬別懷疑,因為到時候你簡報的機器,不一定會是你目前的機器,且很可能是透過各種投影設備,不盡然是目前的螢幕狀態.

三.演練吧-台上三分鐘,台下十年功
如果你簡報時不時看著投影片,那將會是最糟糕的情況.一位好的簡報者,應該讓全場的目光在你身上,只有當你希望大家把焦點移到特定地方時,大家才會將視線挪至他處,有這等功力的,才是真正高手.以下分兩個重點來講述,一個叫你不失分,一個幫你搶分數.

沒有評審想浪費時間看你照稿唸東西的,如果你希望大家看著你,一定得吸引大家的目光,而對於自己講述內容的掌握程度,就會是整個的關鍵點.你未必要有動人的容貌,甜美的聲音,專業的舉手投足.相反的,真誠的態度,自然而又口語的描述,親近的眼神,絕對會幫你獲得更好的成績.

投影片大綱應該如同整體內容的骨架,你對骨架必須清楚,且牢記其因果與順序,這樣的簡報才有魅力,所有的內容必須熟記於腦海,必要時靠著偷喵一下投影片大綱來提醒自己的記憶,除非你確定自己已經完全熟記所有內容,不然最好別上陣簡報.

預先練習時,最重要的關鍵,莫過於時間的掌握,你可以多試幾次簡報,抓取時間的平均值,其實在正常情況下,只要內容有一定範圍而且非即興演說,時間大體不會相差過多,盡量將可以彈性增減的內容安插在簡報的最後,比較能夠放鬆自己的壓力,並作為時間控制的彈性.如果還有什麼是你該做的,建議你:出發前一晚,睡個好覺.

四.現場準備-早起的鳥兒有蟲吃
早點去現場總是有好處的,從小老爸總是叫我,考試時早點到考場,熟習環境,找顆大樹或地方先佔著,運氣不好塞車或走錯路時,還可以有緩衝的時間,我想,簡報也是一樣.找不到或跑錯地方應該是不至於發生,但是為了一些突發性的理由,建議你還是早點去為妙,下面是一些參考:

@求一個好座位
有些地方的座位是有限的,如果你需要用到插座,可能早點去更會是必要的,因為插座可是固定數量的,而剛好有插座的位置更是一位難求,如果你電池夠多當然沒關係,不然的話,早點去還是有好處的,別忘了多帶一條延長線,或許必要時會派上用場.

@放鬆心情多準備
既然早到了,閒著也是閒著,拿出你的東西,多唸幾次看看吧!雖然大家對自己的記憶力都有信心,不過難保上場時不會臨時卡死,且,有時候,你可能會有意外的決定:當你剛好發現或聽到對手有某些強處或者優勢時,你或許該考慮出相對應的對策.不要拿雞腿比大腿,也不要不如人家,當下對於自己的內容調整,有時候也是重要的一環.

@保持微笑的面對別人
當下在場的應該多半是跟該案相關的人,所以從你進門開始,應該對所有的人保持友善的態度.搞不好,跟你搶洗手間的就是你等一下的評審,而你借人家一條電源線,等等人家也可能借你一條網路線,甚至是留給窗口一個好印象,當簡報時間完畢而評審卻還想給你機會表現時,他絕對不會急著清你場的,平常多結善緣,你就會有福報.

接著,就等抽籤決定順序,然後進場表演.

五.察言觀色-考驗運氣與默契的時候
通常可以進去的至少會有兩位,一位負責簡報,另一位,通常是文書紀錄或技術人員,如果你不是準備簡報的那一位,那現在的你,有很多事情可以做,且也只有你能做,充分的利用這段期間,你將也是簡報者的得力助手:

@發現對手強處
通常在交接與換場時,你可以有機會看到對手的電腦,觀察別人使用的軟體或者作品,可以做為讓自己進步的參考方向,好比別人使用實際功能來展示,而你卻還每次都用文字形容,難怪你千百年都標不上了.其實你也可以看看人家的標書,是不是比自己漂亮,有沒有特殊的地方,當然你沒有機會摸到,不過,趁評審翻閱時,快把握機會偷偷喵一下吧.

@觀察誰是誰
通常在座包含了主管,窗口,評審等,你可以用紙畫出位置,並標示姓名與專長,最好標上代號,等等統問統答時可以派上用場,如果你運氣好,通常傳簽單上(或者座位前),會有每位評審的大名,可以預先先寫好做為之後參考用.

@找出正確回饋
當你的朋友簡報時,有些評審會開始翻閱你的規劃書,由他們的動作與神情,你可以從中獲得不少有效資訊.是不是停在同頁特久,是不是不斷的來回翻閱,是不是來回對著評分表打分數,是不是專心的注視你朋友的解說,是不是只一直看著投影片,這些項目,都是你未來改進內容的重要參考依據.

@寫好統問統答
統問統答是很殘忍的一種遊戲,你的戰友必須在所有人問題問完的同時,想好所有的答案,如果評審有七八位,問題就有七八個,沒有你的幫忙,簡報者可能要比三國的孔明更具智慧,才能順利過關.請幫你的朋友寫下每個位評審的問題,可能的話也寫上你建議的答案(如果你剛好是技術人員),這樣起碼能幫他回想剛剛人家問了什麼,會非常的有幫助(因為當他回答完第一題,可能早忘了其他評審的問題了.)

六.簡報技巧-你才是全場的焦點
除了內容實在,還要有好的技巧才會拿高分.通常這類型簡報場合評審人數不會過多,下面是一些你可以採用的小技巧,希望可以為你帶來幫助:

• 請將眼神平均的移動到每個人
  讓人家認為你在他說話是很重要的,這樣做可以增加好感,千萬不要一直看投影片唸,也不要死盯著某一位觀眾,適時的移動你的目光,讓每個聽你說話的人認為你在乎他.
• 讓來不及的內容變成補充說明
  或許因為其他意外與一個不小心,時間失去了掌控,這時你不要慌張,因為你通常還有兩次機會,當評審對你說的某個特定議題有興趣,或者之後的統問統答,都會是你再補充內容的機會.
• 不斷的強調評審有興趣的內容
  有時候評審會對某些特定內容感到興趣,以公家單位而言,通常是跟行銷相關的內容,如果你發現評審的眼光已經亮了起來,不妨多講一些人家感興趣的話題,甚至是留下一句之後於統問統答時補充,相信按鈴的人應該也會看評審的臉色,於是你為自己多贏了時間 ^^".
• 講出所有的微不足道
  有些事情很簡單,大家都會做,可是你沒說,就不會有人知道,哪怕是一項很簡單的功能,對評審而言,如果你介紹了,那你就可以加分,而如果你沒說,縱使你做了全自動的超級便利系統,對給你分數的評審來說,你也終究是個什麼都沒做的廢人(不要把評審想作全知全能的神).
• 避免用過度一致的語調與呈述
  聽念經是最慘痛的經驗,而美妙的演說卻令人回味無窮,我想兩者最顯著的差異,在於語調的抑揚頓挫吧.如果你天生說話不行,或者內容真的十分無趣,我建議你三不五時穿插看一下展示的動畫或圖片,甚至是示範互動性的內容與功能,這些都是讓人家感興趣的手段與方法,簡單說,就是避免評審聽到睡著.

七.與評審的問答-照問全收,照單全答
簡報完,到了統問統答的時間,這時候有一些回答的原則,一定要牢牢記住,請千萬不要犯了以下的四不一沒有,不然今天就是白來的了:

• 千萬不要說"不行"
  你可以不答,可以裝死,可以推給其他廠商,可以要求增加預算,可以提出替代方案,但是,千萬記住,不要再案子還沒拿前,把不行兩個字說出口.
• 千萬不要說"不清楚"
  可能評審當中會問到一些專業問題,建議你不清楚時,回答"我們會以業界一般做法,如同....或我們會比照之前相關執行之作法,如同....."來回應,不要顯示出自己對該方面的不專業.
• 千萬不要說"不夠預算"
  或許是成本或其他理由,而導致你無法用客戶指定的方式或較好的方式來執行,但是你可以避重就輕的回答,而不用去踩地雷把實情說出口,只要先回答"到時視客戶需要盡力配合"即可.
• 千萬不要說"不可能"
  或許真的是技術不如人家,但就算你明知道現實不可能,你也不能這樣跟客戶說.或許其他廠商會提出一個利多給客戶,客戶也會問你是否能比照(通常這有一半以上機會代表你其他部分贏過人家且客戶對你有好感),記住,回答"到時候視整體搭配需要以最好的方式執行"即可,不要在此時讓到手的案子飛了.
• 千萬不要說"沒辦法"
  客戶有時候會有一些行政配合或其他額外問題,只要是沒有清楚寫在合約範圍內或不是太困難的任務(好比配合審查),都應該盡力答應,而且更應該主動提出,增加人家的好感,況且此刻所說的一切,都尚屬未定案,一切絕對的執行方式,當然是成案後再說.

八.散場前-不要急著走
有些案子很快就會公佈獎落誰家了,有些卻不是,如果你願意多呆幾分鐘,或許可以馬上知道結果,雖然你留下不一定會得到結果,但是有些閒事可以利用這段時間來進行:

• 交換名片
  相信一定有不少廠商跟你一起來標案,要離開前大家可以互換名片,聊一下評審問的問題,這樣對大家都是有幫助的.
• 逛逛單位
  如果你的客戶是美術館或科學館,或許你多逛一下對你會是有幫助的,多方面的了解各種內容知識,可以讓你作為創意的泉源,甚至是其他客戶提案時的參考.
• 詢問結果
  窗口不一定會跟你說誰中獎了,但是好好的跟窗口請教或者詢問對手被評審讚美的地方,或許會是你寶貴的經驗來源喔.

九.追蹤與檢討-讓你進步的原動力
到這裡為止,能不能拿到案子,已經交給上帝了,可是你還是可以做點事,讓你下次可以做的更好,更快,那就是經驗整理,下面列出的幾件事,可以成為你的經驗整理,能不能進步,就看你自己做多少了:

• 詢問窗口優勝者的強項跟自己的缺點撰寫成冊並作為日後檢討的準則
• 回覆並感謝此次熱心協助的外包相關結果並打好日後合作的關係
• 紀錄這次簡報時所有回答正確的經驗與找出不知如何回答的答案並全部作成問答冊
• 整理出可重複利用的簡報範本或程式模組檔案供下次利用
• 整理出自己所有的缺失處並研擬改進對策