專案No1. 標書撰寫

零.天下沒有白吃的午餐-要案子得靠自己
你認為專案會從天上掉下來嗎?當然,如果沒有案子的話,也不用作什麼專案管理了.所以,我們的第一課,應該是了解如何是取得一個案子.你可以靠業務能力,靠各項關係,但是如果你無親無靠,那就靠政府公告的標案來養活自己吧.關於政府的招標公告與如何領標的程序,請自行上網查閱,那部份比較偏一般行政,並不在我們所討論的範圍之中.

另外,因為這系列的課程,是比較著重於網站建置的專案經驗上,所以可能部份的經驗,會跟您以往所看到的專案流程不同,如果你有其他問題,可以留言討論.那麼,我們開始吧 : )

幾點需要特別提醒大家注意的,關於案子的選擇上,給大家幾點建議:

• 選錢比較多的,但是不要選能力完全不及的,當心做不出來被罰款.
• 選自己了解多數製作過程的,不用全部都確定,但也不要大多都不會.
• 選有永續性的同性質案件做,可以累積經驗與人脈並對之後產生幫助.

好了,廢話不說,下面開始介紹我們的主要內容,整個撰寫精神大略如以下九點,只要掌握了這些關鍵,相信您的撰寫能力,應該可以維持一定的水準.

一.了解目標-客戶需求才是王道
這是一個聽起來相當含糊的概念,但是,卻深深的影響了整個撰寫方向,如果你的方向錯誤或不是人家的需求,那寫在好也是惘然.你應該先試著了解這份專案的工作內容:

• 先做好功課,看看過去所做的網站或製作內容
• 盡力去了解相關領域的專業術語,避免日後溝通的落差
• 看懂人家需求的成品究竟是什麼,並了解你需要具備的能力或條件有哪些

接著,你可以試著打電話去詢問一下窗口,通常標書中會有窗口的聯絡電話,並詢問相關的工作內容,甚至是打好雙方的關係,下面的幾個方向,是你可以與窗口溝通時的參考:

• 了解確實的工作內容與範疇
• 了解各項工作上的限制或期限
• 了解一些工作中的額外的要求

另外,有兩件注意事項,一定要記住:

• 不要使用窗口不明白的數字指標去溝通,好比用CPM解釋效益
• 要了解並學習窗口使用或在乎的語言,好比用KPI指標描述績效

以上,確實的詢問窗口,並探測窗口是否為主要負責人?是否具有專業能力?但這些都只是作為你的參考依據,不必盡信,尤其當你發現窗口本身不是專案主導,且描述模糊不清時,通常她就只是一位聯繫人而已,這時你對他的描述,可能要自己仔細的重新思考過,因為它可能給你的,是一個不正確的方向.

二.真理未必是真理-被認可的才能稱好大綱
需求是客人定的,錢也是客人付的,所以評分跟認可標準,當然也是由客人來決定,所以如果你認為你自己寫的規劃書大綱,是全世界最完美的規劃書大綱,那你就大錯特錯了,可以準備回家吃自己了^^"
只有客戶的目標才是你的目標,客戶的評分標準才是你的評分標準,如果你無法掌握這個精神來撰寫,你的規劃書永遠也沒機會獲得客戶的青睬,那怕是人家用綁標的,只要你確實滿足了客戶的真實需求,你永遠會有那一絲絲機會來跟別人競爭,所以,先要寫出"好的規劃書".

何謂好的規劃書呢?以下是一些撰寫時務必注意的事項:

• 所有的評分要項都應該要出現於大綱:
  1.用字一致:請使用與原需求書中相同的字眼來描述項目
  2.順序一致:請依照原需求書中的排列先後來排列你的規劃大綱
  3.數目一致:請勿自行合併或拆解原需求書中的項目,務必保持原規劃
• 當給定的需求書內容跟評分項目差異過大時:
  1.試試於大綱項目後面註明對應至哪條評分項目(只有用字落差時可以這樣處理)
  2.嘗試微調或重新排列看看是否能有折衷的機會(不要違反了需求書大綱,但顧及評分要項)
  3.實在沒辦法時,乾脆附張評分對照表吧!(可能是窗口寫大綱跟寫評分要項時忽略了)
• 內容中必須條列諸項需求書的要求:
  1.明顯請求之事項
  2條列要求事項,好比:軟硬體,製作方式,數量,期限,其他規範限制
  3藏於文義的重點
  

  A.衝突:壓印300片/壓印500片
  B.矛盾:用可以於一般電腦上播放的光碟格式/不得使用VCD
  C.模糊:可用ASP或PHP

三.動腦發想-收集零碎的混沌思緒
知道你現在需要什麼嗎?這正確的答案,是靈感.從無到有去建一個網站是困難的,現在的你必須多方收集資訊,來讓你完成整個網站的規劃.別急!我知道你想不出來,找找三五好友,大家一起"拉賽"吧!沒錯,只要瞎說就好,他們只是幫你啟發並補充每個人對於同一件事物不同面向的思考與觀察,你可以在聽聽之中,得到很多額外的啟發,甚至是別人一個很好的建議.再不,上網找找谷歌大神,也會是你不錯的選擇.

一個專案的成形,通常包含三個面向:創意,美感,系統.而這三個面向的內容,將被共同整合到一個網站架構中,因此,如何做出一套合適的骨架,來完美的支持這三項為網站在來生命的血肉,是甚為重要的,一般非大型系統的網站,我們並不需要在提案期間就做系統分析,且當時也未與窗口進行深入的需求了解,通常會等標到再說,而如果是大型系統網站,你可以先提一些過往經驗,或者提一個假的,一切,等到成案後再說,不會有做不出來的案子,但是請專業人員先幫你進行評估仍是必要的.

找合適的人做DEMO吧!厚厚的一本標書,短短的時間,評審是絕對不可能來得急看完你的大作與想講的精神的,俗話說,用說的不如用看的,再好的內容,也比不上用一張美美的圖來討好評審的心,我相信還是有評審會看內容,我也絕不否定內容的重要性,但是,想想如果你是評審,你會用怎樣的方法於短時間內評斷一份規劃書的價值?縱使客戶現有的網站很醜,你也必須做的美一些,你的對手並不是現有成品,而是跟你一起競爭的那些人,盡量摸清楚客戶喜歡的風格去做,且避免強碰對手的專長,這樣會讓你的競爭過程來的較為順利些.

此時,是你該思考的時刻了,如果你發現一個人做不完時全部的事情時,快找人幫忙吧!用工讀生來完成部分的工作,成本可以低一些,或者找些熟習相關內容的人來幫你,也可以加快你的速度,別忘了,104 是你最好的幫手,但是你當然會因此而有部分相對的開支.當你已經彙整並組織所有的靈感與創意點後,要注意三件事:

• 是否有展示用的製作內容現在就應該先發包製作的
• 是否會有配套的內容會影響之後專案人員配置分組或進度掌握的部份
• 是否有部分成員專家是你現在就要預先尋找或聯繫的

四.去蕪存菁-架構的重新修整
從上面的靈感內容,你應該可以得到不少的啟發,但是,你是否確實整理出了真正能執行的部份,並將之變成架構內容中的一部分,現在立刻檢查下面四點,看看有沒有你忽略的地方:

• 有些可能是多餘的
• 有些可能是錯的
• 有些可能是無法執行的
• 有些可能是成本過高的

接著,請重新構思網站主要創意賣點,主視覺,並整併創意與視覺重新融入於整體架構中,最好多帶一些相關的範例與示意,這樣會比其他人更能獲得客戶的青睬喔!以下一些可以加分的參考與範例,提供給大家參考:

• 給一句經典的標語口號:好比愛台灣( i-Taiwan )
• 提一個全面思考的大架構:好比對內或對外的交流方法
• 給一個有助執行的制度:好比會員分級制度,登入越多,等級越高
• 提一個精采搶眼的視覺展示:做出精采的現場動畫範例展示應該可以加分
• 提一個簡單的網路行銷企劃:屢試不爽,所有客戶都會對這種網路宣傳計畫感到興趣

五.團隊分工-準備必要圖表與相關文件
"一圖道盡千萬事"是個實實在在的真理,一本規劃書的形成,會有許多相關的圖表,當然,如果你可以掌握每樣圖表的精神,讓每件事物都被用最合適的圖表來呈現,自然你得到高分的機會,也會比其他人高.常見的必要呈現單元與相關圖表,大約有以下幾點:

• 執行成員:組織圖
• 成員學經歷:表格或單張簡介
• 執行進度:甘特圖
• 網站架構圖:組織圖
• 分工執掌:表格呈現
• 分工與流程:明顯易懂的圖表

那,如果組織成員中缺乏某些專業成員時該如何?以目前一般的中小企業來說,一家公司裡是不可能備有各種專長的人隨時等候待命的(如果有,老闆會先倒吧!).當需求書中特別注重某一種特殊專業時,成員或者專家的資歷就會顯得格外重要.如果組織內部沒有該方面人才時,該如何是好?沒關係,上104或其他外包往看看吧,先借人家的經歷來用用再說(付錢買經歷),如果洽談甚歡,甚至可以商量成案後的價碼,至於成案後到底由誰執行,其實對此時而言,都還是未知數.請特別重視專家這一塊,因為這通常是評審委員重視的地方,以下是一些常見的專業人員需求,沒事,就多儲備一些吧.

• 專業學者教授
• 系統維運人員
• 專業技術證照
• 語言翻譯經歷
• 腳本編劇企劃
• 影片拍攝高手

六.毛遂自薦-準備相關經驗案例
口說無憑,如果不能提出任何具體的實績,恐怕客戶很難相相信你的實力.所以,別客氣,如果你有過去的時機與案例,請儘可能的補上吧.在提出出案例的同時,請以下面五點考量,來依序提出:

• 跟目前需求性質最相近的實機經驗
• 跟目前單位相近的相關單位過往實績
• 過去經驗中的大客戶或公司
• 過去經驗中成效極佳者
• 過去的任何可加分專案項目(包含執行配套方案)

關於應補充的案例說明,主要以評分項目中所提及的案例語相關成案經驗為主,至於其他常見的案例需求如下:

• 網路活動執行實績
• 網路媒體採買實績
• 平面媒體採買實績
• 教育類型推廣光碟
• 教育類網站相關實績
• 無障礙網站建置實績
• 雙語化網站建置實績
• 政府單位網站建置實績
• 企業網站建置相關實績
• 電視節目製作相關實績
• 影片錄製拍攝轉檔實績
• 教學使用手冊製作實績
• 植入式行銷實績
• 部洛格貼紙行銷實績
• 光碟製作壓製實績
• 型錄手冊製作實績
• 電子書製作實績
• 分鏡腳本繪製實績
• Flash 動畫製作實績
• Flash 遊戲製作實績
• Flash 互動選單製作實績

七.牛肉入骨架-針對需要做額外加分補充
到目前為止,大致上一本規劃書已經成形,那麼,要怎樣才可以再為目前的規劃書加分呢?我們當然要針對可加分項目多做說明並設法突顯,且要探聽一下對手虛實,避免吹噓明顯弱於對手之項目,所有的可加分項目,也應該要在大綱中模式中設法突顯讓評審看到才是.通常可以被提列至大綱並且加分的項目如下:

• 特別的專家支持:好比特殊拍攝專家,或編劇專家
• 各種特殊實績案例:好比做過某某大企業或大系統的經驗
• 具有優勢的獨家技術:好比有獨特的搜索技術
• 專為客戶痛處提供的服務:好比能配合客戶審查或定期校驗
• 簡單可達成的服務:好比一些簡易網址申請或曝光與機房租用
• 明顯必要的服務:好比原需求已提及(沒錯,有時候拿出來重提一次是可以加分的)
• 本身現有的資源優勢(好比與既有的客戶群結盟或行銷專業)
• 整合客戶現有可利用資源的方式:好比以客戶的現有客戶資源產生效益(我們幫客戶聯繫)

八.多檢查多保庇-重新檢視標書內容
話說天有不測風雲,當你完成整本規劃書得同時,是頭腦陷入昏迷的時候,也是最容易出錯的時候,如果在此時出任何錯誤,那一切努力就都白費了,當你做到一個段落,往往會落入一種迷思,有時會出現一些連自己都難以發現的錯誤.如果你從剛剛一路忙到現在,在你繼續下一步之前,建議你先睡個好覺,然後重新檢查一次下面的項目是否都已經做到了:

• 有無部分內容剪貼自其它地方而忽略必要的修改
• 所有的重要的標題是否都已經在大綱內突顯了
• 有無圖表中的內容出現錯誤(好比使用剪貼)
• 撰寫資料是否皆已考察其正確性
• 所有必要的地方註明其版權(好比引用他人圖片獲文章)
• 所有進度是否已加註"此為預排,將視實際執行需要略做調整"
• 所有媒體是否標註"此為預排規劃,以於成案實際媒體走期為準"
• 是否有其他格式上的錯誤(好比有要求格式12pt/A4,或大綱亂掉,數字或頁數走掉等)
• 是否所有用附件的地方都已經註明詳附件了(量多記得編號)

九.出手前的準備-印製與封裝
好的標書雖然完成了,但是如果沒有最後的一些手續,將使你的標書沉於大海,老師在說你有沒有在聽,"沒在聽,沒在聽,沒在聽.....",難怪你千百年都標不中,要領只有一件事,就是讓人家..."容易看"

• 列印:請把你的內容中,圖漂亮的部分,盡量突顯出來,如果你整本是黑白的,請把重要的圖用彩色列印出來;如果你整本都是彩色的,那就讓比較漂亮的那張圖,用特別一點的紙印出來.反正,讓人家於翻閱時,容易突顯出來就對了.
• 附件:清查並確定所有的附件都已經準備好(好比同意書傳真),並且列印(或影印)夾付完成.
• 封裝:確認是否已封裝正確(左右邊),評分表是否展開正確,彩色列印頁是否置換.